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会务服务不同阶段的工作内容

爱上海发布时间:2020-01-03 15:00:00

   会务服务与会议服务是不同的,它的服务范围更加广泛,服务流程更加的复杂,但是无论是那种性质的服务活动,都被分为了三分阶段,就是会前服务、会中服务和会后服务。
     第一阶段、会前服务
     这一阶段的工作并不复杂,具体的就是与会务的举办方进行交流,与他们商讨方案,比如商讨如何接待来参加会务活动的人员,用不用帮他们订购机票,提供住宿,然后需不需要招待他们一些娱乐或者参观活动等等,这都是为接下来的会务活动打下良好基础做的准备。


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  第二阶段、会中服务
    这个阶段涉及的内容就非常广泛了,也比较复杂了,首先要去接待来参加会务活动的人员,做好欢迎仪式;其次是准备好会务活动需要用到的各种资料、文件和用品,检查好会务活动场所的各种设备是不是能正常使用,装潢是不是得体;然后就是在会务活动休息之余,安排好餐饮住宿,如果时间充裕就可以安排一些周边的出游,或者其他类型的娱乐活动让与会人员休闲;最后就是协助主办方签订或者达成某项合作交易。
    第三阶段、会后服务
    会后服务的工作是最简单的一个阶段了,这个阶段就是把会务活动中签订的各种文件跟主办方进行核对,然后看看主办方还需要什么资料提供给他们,然后整理会场,整个会务服务工作就完成了。
  这三个阶段的工作说复杂也简单,说简单也确实有些步骤比较耗费精力,但是如果想完成一次会务服务工作,这些阶段就不能嫌麻烦,怕辛苦,然后偷懒省略一些步骤,这样很难在行业里建立起良好的形象,吸引跟多主办方前来商谈业务。